Para el debido conocimiento de los consultantes —y bien lejos de nuestra intención proponer al respecto una información exhaustiva— enunciaremos aquí algunas de las normas a que se han sujetado, no sin excepciones, la estructura y la organización de Yucatán en el Tiempo.
• Resultará orientador, por ejemplo, recordar que la inclusión de una nota de carácter biográfico en una enciclopedia no supone, en sí misma, un homenaje a la persona a que se refiere. Incluir no equivale a elogiar. El elogio, en todo caso —o la reprobación— guarda dependencia con los actos de que haya sido protagonista el biografiado. Será el consultante, en definitiva, el que formule los juicios que le dicte su propio criterio. Yucatán en el Tiempo no juzga. Y evita en lo posible las valoraciones personales y los adjetivos calificativos, esforzándose en cumplir su función específica: la de ofrecer información suficiente, confiable y fácil de localizar, debiendo aclararse que las notas onomásticas son justamente eso: notas de resumen con los datos principales y sin propósitos interpretativos, por lo que distan mucho —en su intención— de aspirar a la categoría de biografías completas, prácticamente exhaustivas.
• La mayor o menor extensión de un artículo, por otra parte, no constituye una medida de la importancia que al preparar la Enciclopedia se le haya atribuido. Reconocemos haber incurrido en desequilibrios que, en principio, deseábamos evitar. En efecto, algunos artículos de menor importancia ocupan mayor espacio que otros más importantes. La causa puede encontrarse en diversos factores, pero el principal es que no hemos querido, por ningún concepto, desaprovechar el caudal informativo disponible. En determinados casos, en consecuencia, la mayor extensión debe ser interpretada únicamente como producto de una mayor disponibilidad de información. Reducir la extensión de las notas sólo por razones de equilibrio se hubiera traducido en un empobrecimiento de la Enciclopedia en su conjunto.
• No resulta ocioso insistir en que la preparación de Yucatán en el Tiempo, como se sabe, no ha estado a cargo de una institución con recursos y aptitud para emprender, a partir de cero, investigaciones en relación con personajes, hechos históricos, cosas, lugares, sociedades, organismos públicos y privados, etcétera, sino de un equipo cuyas tareas han sido primordialmente de recopilación, selección, resumen, depuración y organización de materiales dispersos y que sólo algunas veces, excepcionalmente, se ha visto obligado a abordar labores de investigación. En la mayor parte de las ocasiones —es lo que queremos subrayar— hemos tenido que ceñirnos a la información obtenida y ello explica que cuando una asociación, empresa, dependencia pública, organismo privado o social, etcétera, no ha podido por cualquier circunstancia (generalmente por no tener ordenada su propia historia) satisfacer nuestra demanda informativa, tampoco a nuestro Centro de coordinación le ha sido posible suplir tan lamentables insuficiencias.
• Como corresponde a una obra de este carácter hemos desechado cualquier limitación derivada de estrecheces localistas. Se ha incluido por ello a personajes no yucatecos (de otras entidades de México o de países extranjeros) que por sus acciones y/o su obra hayan tenido significativa presencia en Yucatán.
• Somos los primeros en advertir las omisiones que, a su vez, podrá observar el consultante. Quede en claro que no han sido causadas por caprichosos criterios de subestimación, sino por las características de la obra. En primer lugar, Yucatán en el Tiempo, como su propio nombre lo indica, no es una guía ni un directorio de nuestra contemporaneidad. Recoge, sí, nombres, cosas y hechos del presente, pero con las limitaciones impuestas por la imposibilidad material de realizar —además de las diversas labores que nos corresponden, ya de suyo ingentes— un gigantesco trabajo de investigación y de acopio que hubiera resultado por completo fuera de nuestro alcance. Puede asegurarse, sin embargo —y nos parece muy importante— que todo lo que sí está incluido en nuestra Enciclopedia es útil para el conocimiento de Yucatán y sobrepasa cuantitativamente, en su conjunto, a cuanto, con respecto de tal conocimiento, se haya publicado en cualquier otra obra, amén de que el hecho de reunir y organizar tan notable cantidad de artículos sobre nuestra realidad actual y pretérita ya representa, en sí mismo, un invaluable aporte cultural.
• Yucatán en el Tiempo no ofrece, ni mucho menos, un panorama de la actividad industrial, comercial y de servicios en términos actuales. Como en el caso de los deportes, esta información podrá dar cuerpo a un volumen especial, preparado con miras a que al comenzar el próximo siglo —ya en el tercer milenio de nuestra era— se cuente con un testimonio documental de la realidad económica de Yucatán.
• Frecuentemente hemos tenido que esforzarnos para impedir que las ventajas de una presentación alfabética se vieran contrarrestadas o disminuidas, por la tendencia de agrupar la información. Creemos habernos aproximado a la solución de este problema al proporcionar información panorámica por medio de los artículos generales, e información ya más concreta y pormenorizada en los artículos particulares y específicos.
• En el caso de las entradas correspondientes a nombres que llevan artículo determinado, nos ha parecido conveniente poner éste al final, a fin de evitar una tan incómoda como monótona repetición de El y La.
• Si bien el personal de planta del Centro de coordinación es bastante reducido, por las razones que en el prólogo se explican, las listas de quienes han participado en mayor o menor grado en el proceso preparatorio —ya sea elaborando fichas para la redacción final de los artículos o prestándonos asesoramiento o apoyos bibliográficos y hemerográficos— incluyen un crecido número de personas e instituciones. Estas listas, además, irán en aumento al aparecer cada uno de los tomos, pues se incorporará a cuantos comiencen a favorecernos con su valiosa colaboración. Ésta, resulta muy difícil —prácticamente imposible— valorarla con exactitud. Hay personas que han aportado una ficha; otras, varias o muchas. La cantidad, desde otro punto de vista, tampoco da en todos los casos medida de la importancia. Lo mismo sucede con los apoyos bibliográficos y hemerográficos. Tratamos, eso sí, de que nadie que haya contribuido a la preparación de esta obra —fruto colectivo— quede al margen de nuestro profundo reconocimiento.
• Observará el consultante que el contenido de algunos artículos es notoriamente insuficiente. En tales casos, ocasionados por una falta de oportuna información, nos atuvimos a la conveniencia de ofrecer los datos disponibles, a fin de que el lector cuente por lo menos con esa referencia.
• Para evitar indeseables confusiones no omitimos dejar constancia de que todas las informaciones que ofrece Yucatán en el Tiempo han sido incluidas de manera totalmente gratuita, sin solicitar ni admitir colaboraciones económicas de cualquier carácter u origen.